Bescherm uw bedrijf
Leer de basisprincipes. Hoewel de meeste verkooptransacties probleemloos verwerkt, gefactureerd en betaald worden, beschikt Visa over een efficiënt proces voor het afhandelen van geschillen.
Bescherm uw bedrijf met de juiste informatie
Een geschil betekent het (geheel of gedeeltelijk) financieel ongedaan maken van een transactie door de kaartuitgevende instantie aan de acquirer en meestal door de bank van de retailer aan de retailer. Geschillen kunnen een flinke kostenpost zijn voor u als retailer. U kunt zowel het geldbedrag van de transactie als de betreffende goederen verliezen en ook nog eens voor interne administratiekosten komen te staan.
Reageren op een geschil
Lever snel nauwkeurige informatie.
Stap 1: Een kaarthouder betwist een transactie
Een kaarthouder neemt contact op met zijn issuer om opheldering te vragen over een in rekening gebracht bedrag op zijn rekeningafschrift.
Stap 2: Zoek de transactiebon
Uw acquirer vraagt u om een duidelijke kopie van het transactiedocument.
Stap 3: Stuur een kopie naar uw acquirer
Stuur snel per fax of e-mail een duidelijk leesbare kopie om het proces gaande te houden.
Vermijden van geschillen
Hier zijn een paar tips.
-
Vermeld uw voorwaarden duidelijk op het moment van transactie. Uw beleid moet standaard op uw aankoopbonnen afgedrukt staan. Zo niet, zorg er dan voor dat de voorwaarden op de aankoopbon toegevoegd worden in de buurt van de handtekeningregel, voordat de klant zijn/haar handtekening plaatst. Zorg ervoor dat de voorwaarden goed leesbaar zijn op alle kopieën van de aankoopbon. Als u uw voorwaarden niet duidelijk maakt op het moment van de transactie, staat u minder sterk als de klant de aankoop wil retourneren.
-
Stuur uw verkoop- en retourbonnen binnen één tot vijf dagen na de transactiedatum in. Spaar de bonnen niet op. Als u de bonnen niet op tijd instuurt, kunt u een terugboeking krijgen voor “late verwerking”.
-
Zorg ervoor dat onjuiste transactiebonnen geannuleerd worden en dat transacties maar eenmaal verwerkt worden. Als u dezelfde transactie meer dan eens in uw terminal invoert, of zowel de kopie voor de retailer als de kopie voor de bank bij uw acquirer indient, of dezelfde transactie bij meer dan één bank indient, kunt u een terugboeking voor “dubbel verwerkte transactie” krijgen.
-
Als de levering van de aankoop van een kaarthouder vertraging oploopt, laat de kaarthouder dit dan weten en informeer hem/haar over de nieuwe verwachte leverdatum van het product of de dienst.
-
Dien transacties niet bij uw retailbank in totdat u de betreffende goederen heeft verzonden. Als klanten een transactie op hun maandelijkse Visa-afschrift zien voordat zij de goederen hebben ontvangen, kan dit leiden tot een onnodig geschil.
-
Voor het vereffenen en afwikkelen van een transactie moet een acquirer de naam van de retailer indienen die het meest prominent wordt weergegeven door die retailer en door welke kaarthouders de retailer wordt herkend. De naam van de retailer is een belangrijke factor die kaarthouders helpt een transactie te herkennen. Het gebruik van de meest prominent weergegeven naam moet geschillen als gevolg van onherkenbare namen van retailers minimaliseren.